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Impressum

Biologische Gesellschaft für das rheinisch–westfälische Industriegebiet Essen
Sektion der Gesellschaft für Wissenschaft und Leben e.V., Essen

Geschäftsführender Vorstand:
Klaus-Jürgen Conze
Hamburgerstraße 92
45145 Essen
Email

Webmaster:
Dr. Randolph Kricke
Kanarienberg 71
45279 Essen
Email

Datenschutz

Datenschutzordnung
der
Biologischen Gesellschaft für das rheinisch–westfälische Industriegebiet Essen
Sektion der Gesellschaft für Wissenschaft und Leben e.V., Essen

kurz: Biologen-Gesellschaft Essen (BGE)

gem. Art. 32 Abs. 1 DSGVO



Verantwortlicher

Vorsitzender
Klaus-Jürgen Conze
Hamburger Str. 92
45145 Essen
0201 734949
kjc@loekplan.de


Präambel

Der Vorstand der Biologischen Gesellschaft für das rheinisch–westfälische Industriegebiet Essen (BGE) hat am 20.5.2018 nachfolgende Datenschutzordnung beschlossen.

1. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten

Die BGE erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten der Vereinsmitglieder EDV-gestützt. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt.

Folgende Daten, die für die Mitgliederverwaltung und –betreuung unerlässlich sind, werden beim Eintritt in den Verein für Zwecke der Mitgliederbetreuung und -verwaltung erhoben:NameAdresse
Ggf. Name und Adresse des Erziehungsberechtigten
E-Mail-Adresse und Zustimmung zur Nutzung für den Versand von Mitteilungen (optional)
Geburtsdatum (optional)
Eintritts- und Austrittsdatum (optional)
Funktion im Verein
Zustimmung zur Veröffentlichung der Adresse in einem Mitgliederverzeichnis (optional)

Die Daten für den Antrag auf Mitgliedschaft werden auf einem Beitrittsformular erhoben, das persönlich unterschrieben sein muss. Mit dem Antrag auf Mitgliedschaft erfolgt die Zustimmung zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten.

Bei Erteilung eines SEPA-Basislastschrift-Mandats werden zusätzlich folgende Daten erhoben:BankverbindungDie Daten für das SEPA-Basislastschrift-Mandat werden auf einem Formular erhoben, das persönlich unterschrieben sein muss.

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Erfüllung vereinsgemäßer Zwecke erhoben, verarbeitet und genutzt. Hierzu gehören insbesondere die Mitgliederverwaltung, der Versand von Vereinspublikationen (Programme, Einladung zur Jahreshauptversammlung) und die elektronische Übermittlung von Mitgliederinformationen.

Eine Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten außerhalb der vereinsgemäßen Zwecke erfolgt nur, wenn die BGE aufgrund gesetzlicher Vorschriften dazu verpflichtet ist (z.B. beim Verdacht einer Straftat).

2. Datenhaltung

Die Datenhaltung erfolgt beim Vorstand und redundant beim Kassenwart.

Alle Funktionsträger und Mitglieder, die für die Erfüllung ihrer Aufgaben Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten (z.B. zur Durchführung des Versands von Publikationen), werden schriftlich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

Digitale Daten werden nur auf passwortgeschützten Rechnern verarbeitet. Die Speicherung von digitalen Daten erfolgt nur auf verschlüsselten Datenträgern. Digitale Daten werden mindestens einmal wöchentlich auf einem externen Datenträger gesichert. Die Wiederherstellung der auf Sicherungsmedien gespeicherten Daten wird monatlich geprüft.

Die Betriebssysteme und Programme der für die Datenverarbeitung genutzten Rechner werden immer auf dem neuesten technischen Stand gehalten. Auf den Rechnern läuft ein täglich aktualisiertes Virenschutzprogramm.

Die Übertragung von digitalen personenbezogenen Daten erfolgt nur auf sicheren Wegen oder verschlüsselt.

Passwörter werden unbefugten Dritten nicht zugänglich gemacht.

Die Aufbewahrung von Daten in anderer als digitaler Form erfolgt in abgeschlossenen Behältnissen.

3. Auftragsdatenverarbeitung

Wenn die BGE zur Erfüllung satzungsgemäßer Aufgaben auf die Dienstleistung Dritter zurückgreift, verpflichtet sie sich zur sorgfältigen Auswahl und Überwachung des Dienstleisters.

Von Dienstleistern, die im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung personenbezogene Daten erhalten, ist eine schriftliche Zusicherung der Einhaltung des Datenschutzes vorzulegen.

4. Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung von Daten

Jedes Mitglied hat nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften das Recht, auf schriftlichen Antrag beim Vorstand Auskunft über seine gespeicherten Daten, den Zweck der Speicherung und deren Empfänger zu erhalten. Ferner hat jedes Mitglied das Recht auf Berichtigung oder Löschung seiner Daten.

Wenn die Löschung von Daten, die für die Erfüllung der satzungsgemäßen Zwecke unerlässlich benötigt werden, verlangt wird, führt dies zur Beendigung der Mitgliedschaft.

5. Datenlöschung

Alle personenbezogenen Daten werden gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Daten, die für die Mitgliederverwaltung benötigt werden, werden 2 Jahre nach Ende der Mitgliedschaft gelöscht, sofern nicht gesetzliche Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen erfordern. Daten in Papierform werden vor der Entsorgung mit einem Shredder zerkleinert.

Beim Wechsel von Verantwortlichkeiten werden alle Daten unabhängig von ihrer Form übergeben oder gelöscht. Es verbleiben keine Daten beim bisherigen Funktionsträger.

Datenschutzordnung_BG-Essen [394 KB]

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